いまや中小企業に必須！クラウドERPの基本を初心者にも分かりやすく解説

中小企業が使うERPとは、基本的に経営資源の一元管理が目的です。それをクラウド上で管理することはそのメリットである必要なデータ量だけ利用することができるため、初期費用や運用コストを抑えることになります。中小企業を取り巻く経営環境は厳しく、ムダなものに多額の投資をしていては他社との競争に負けてしまいます。最小の経費で最大の効果をあげるためにも、クラウドERPはおすすめです。自社でインフラを用意する必要など皆無ですから、初期費用の大幅な削減が期待されるのです。

クラウドERPで中小企業の様々な管理の効率化が可能

多数の業務に悩む中小企業にとって、クラウドERPは管理プロセスの効率化を実現する便利なツールです。クラウドERPを利用すればこれまで手作業で行ってきた業務を自動化し、社員は別の仕事に集中することができるでしょう。在庫関係や財務関係、顧客情報など様々な業務に利用できるのが特徴で、メインとなる基幹システムを持っていない中小企業にも利用しやすくなっています。例えば在庫管理に利用する場合には、在庫のリアルタイムトラッキングなども行うことができます。需要の変動に応じて最適化が行えるため、過不足なく効率的に在庫を整理することが可能です。CRM機能が含まれている場合には、顧客データの一元化やセールスプロセスの追跡を支援することができます。より詳細な情報を適切に扱うことにより、顧客との関係を向上させることもできるようになっています。また、会計や財務データを効率的に扱い、自動化された帳簿制作や請求書の作成、財務処理なども便利です。

クラウドERPの普及の背景は中小企業のグローバル化や多角化推進

クラウドERP（Enterprise Resource Planning）の普及が急速に進んでいる背後には、中小企業のグローバル化と多角化推進が重要な要因となっています。これらのトレンドは経済環境の変化や競争の激化により、中小企業が新たな市場に進出し、効率的な経営を求める動機を生み出しました。 まずグローバル化は、世界中でビジネスを展開する機会を提供しました。国際市場へのアクセスが容易になったことで、企業は新たな顧客層を獲得し、長の機会を追求しています。しかし異なる国や地域でのビジネス展開には、異なる法律、通貨、文化、規制などへの適応が求められます。これらの異なる要素を統合しリアルタイムでデータを共有することができるため、国際的なビジネス環境での効率的な経営を可能にしました。 さらに多角化推進も後押ししています。企業は単一の業界や製品に依存するのではなく、多様な事業分野に進出することでリスク分散を図り、収益の多角化を目指しています。多角化は異なるビジネスユニットや部門のデータを統合し、戦略的な意思決定をサポートするために導入を必要とします。これにより経営者はリアルタイムでビジネス全体のパフォーマンスを把握し、迅速な調整を行うことができます。

クラウドERPはサーバー設置が不要なので中小企業が導入しやすい

ERPの中でも特に利用しやすいと考えられているものに、クラウドERPが存在します。これを用いることによって、自社でサーバーを管理する必要がなくなりますので通信インフラを準備する必要がありません。従来までは、このようなシステムを導入する場合には自社でサーバーやネットワークの管理を行うための通信インフラを整えなくてはいけませんでした。しかし中小企業などには、こうした多額のコストをかけるだけの余裕がなかったのでなかなか導入することが難しかったという背景があります。一方で、クラウド型のサービスを利用すればそこでシステムを運用できるようになりますので自社で無駄なコンピュータを用意する必要がありません。また、導入や運用に関連するコストを最小限に抑えることができるメリットも存在します。不必要な部分をカットすることによって、より効率的に運用できるようになるため中小企業にとっては、このような形でのシステム管理は非常に重要だと言えます。

特定の業種に特化した中小企業向けクラウドERPもある

特定の業種に特化したクラウドERPへの注目が拡大しており、業種や分野ごとに経営資源（人的・物的・金銭的）な配分を効率化したい中小企業に選ばれています。特に自社でインフラを整備するのが難しい中小企業の導入負担を大幅に削減できる他、初期費用が小さく月額料金のみというサービスも多くなっており、スタートアップ企業にとっても魅力的な選択肢といえるでしょう。業種として一般的な事務（バックオフィス）、住宅設備・資材関連や機械器具卸、食品素材などに加えて、化学品や燃料、非鉄金属や製造業などと多彩なのもポイントです。それぞれの業務内容に特化することで導入時の負担を軽減するとともに経営資源の効率的な運用を目指せます。中小企業が苦手とすることの多い多言語や多通貨への対応、複数拠点を管理する統合機能などを備えたサービスも存在しており、規模や拠点などの有無で選択するとよいでしょう。中小企業の経営リソースを効率化し迅速な経営判断をするときは、導入コスト・メンテナンス不要のクラウド型ERPをおすすめします。

中小企業がクラウドERPを選ぶ際は目的に適した機能が備わっているかが大きなポイント

中小企業がIT化を進める上で抱えている問題は様々なものがあり、クラウドERPを導入する場合にはこの問題を解決することができる目的に適した機能が備わっていることをチェックすることが大切です。
様々な経営課題を効果的に解決することができて初めて、導入効果を得ることができたと判断されるものであり、そのために費用をかけて業務の改善を行うことになるため、これを十分に意識して費用対効果を高めることが重要となっています。
クラウドERPを中小企業が導入する場合には、そのために様々な改革を行うことが必要になります。
従業員の教育や業務の進め方の改善など、現在の経営方針に大きな影響を与えてしまうことも少なくありません。
その様々な費用や労力を無駄にしないためには、十分な効果を見込むことができるものを選ぶことが重要です。
事前に問題点を抽出しその解決策を十分に検討した上で、最も適したものを選ぶことが様々な課題を解決し業務効率化を実現するために必要不可欠な項目となります。

サポート体制の充実も中小企業向けクラウドERPでは重要

中小企業向けのクラウドERP（Enterprise Resource Planning）システムを導入する際、体制の充実は非常に重要な要素です。
なぜならシステムは企業の業務効率化やデータ管理の重要なツールであり、問題が発生した際に迅速に対応できる姿勢が必要だからです。
まず中小企業向けのクラウドERPシステムは、通常、複雑なプロセスを支え多くのデータを管理します。
これらのシステムを適切に導入し、運用するためには専門的な知識と技術が必要です。
しかし中小企業には専門のITスタッフが不足している場合が多く、システムのトラブルシューティングやアップデートに苦労することがあります。
そのため、ベンダーが提供するサポートが頼りになるのです。
ヘルプ体制の充実したベンダーは、技術的な問題に対して迅速かつ効果的に対処し、企業の業務に影響を与えないようにするのです。
企業はリソースに制約があることが多いため、システムの導入と運用にかかる負担を最小限に抑えたいと考えています。
サポート体制の充実したベンダーは、導入から運用までのプロセスをスムーズに進めるためのガイダンスやトレーニングを提供し、ユーザーがシステムを効果的に活用できるようにします。
これにより、中小企業は専門的な知識を持たない状態でもシステムを適切に活用することができます。

中小企業がクラウドERPを導入する際の流れ

中小企業がクラウドERPを導入する際には、契約を行いその後必要な機能を選んで、ネットワークを接続を行い使用を開始するというのが大まかな流れになります。
この際にはクラウドERPを使いこなすための基礎的な知識や能力を習得するために、従業員の教育や業務プロセスの見直し等が必要となることから、これらの準備を適切に行うことが必要不可欠です。
中小企業が導入にあたって行うべき事は、業務プロセスをシステムの導入に当たって機能面から分析し現在の業務とこれらの機能を比較して見直すことです。
この際にはコンサルティングを利用するのが効果的な方法となっており、効率よく管理業務を行うために全体的な見直しを現在の業務とシステムの双方向から行うことで、効率の良い導入を行うことができるようになります。
また従業員には業務内容の変更等が発生する可能性があり、効率化に向けた教育を行うことで、その利用を効果的に行うことができるようにすることが大切です。

中小企業向けクラウドERPの導入にかかる平均的な費用

中小企業向けクラウドERPを導入する際に気になるのが、その導入と運用にかかる費用です。
これが高額である場合には多くの中小企業では捻出をすることができないため、実際に使用することができないものとなります。
実際にはこのような中小企業の課題を解決することにこのシステムの目的があり、非常に安い金額で利用を開始することができるのがメリットとなります。
基本的に元にかかる費用はネットワークの接続と契約金のみであり、その他は毎月の利用料で使用することができるようになる形が一般的です。
その金額はシステム提供会社によりまちまちですが、一般的には非常に安いものとなっているため手軽に使うことができると言うメリットがあります。
この仕組みは一般的なクラウドシステムの標準的なものであり、これまで中小企業が様々なシステムを利用する際に障壁となっていた、高額な負担を元に行わなければいけないといった問題を払拭するものとなっています。

中小企業向けクラウドERPでは社内の導入体制の整備も不可欠

中小企業向けクラウドERPシステムは、導入する事により社内の情報を一括管理できるようになり、場所にとらわれない働き方すら可能にしてくれる存在です。
しかし全ての情報をと一言で言っても大変な量がある事は分かりきった話で、それこそが中小企業なら可能だという条件なのでしょう。
その中でも導入するには社内の整備が不可欠というものがあります。
例えば一人の能力に業務が集中しているような場合、その人の判断やノウハウが大きな要素を閉めすぎていてアウトプット出来ないのです。
出来たとしても断片的なものになり、結局それをERPで使おうとしてもいちいちその人に確認しないと効率が上がらないという事態になります。
そうなってしまうと導入した効果が薄くなったしまうため、事前準備で忙しさを散らす必要が出てくるのです。
こうした事業があり簡単にクラウドにデータや業務を移すというのは難しい、それを知った上で導入を進めるようにしましょう。

中小企業向けクラウドERPでは導入前にトライアルを実施しておく

中小企業ではクラウドERPを導入する前に、様々なトライアルを実施しておくことが将来的にその効果を高めるポイントとなります。大企業の場合にはすでに様々なITシステムを導入した経験があり、ERPも自社で構築し試行錯誤を行いながら効率的に運用しているのが一般的です。しかし多くの中小企業はITシステムを総合的に導入している例は少なく、その運用管理を効率的に行うノウハウを持っていないことが多いものです。このような状況でシステムを導入しても効果的に使いこなすことができず、山では作業自体が業務の負荷となりシステムの利用自体が滞ってしまうと言う場合が少なくありません。 さらにトライアルを行うことで様々なシステムの導入効果を推測することができ、無駄な出費を抑えることも可能となります。自社の業務の進め方に合わないものを導入してしまった場合には、業務の進め方を変えざるを得ない状況に陥ることも多く、従業員の負荷が増大する恐れがあるためです。

中小企業がクラウドERPを選ぶ際はセキュリティ面もしっかりとチェック

中小企業においては、ヒト・モノ・カネ・情報という経営資源を効率的かつ有効に活用することが必要不可欠です。そのためにはクラウドERPを選択し、会計・人事・生産といった業務ごとのシステムを一元管理することで情報の正確さ・利便性・スピーディであることが担保されます。それぞれでバラバラのシステムを使うことによるタイムロスやムリ・ムラ・ムダを省き、企業全体としての効率アップに結び付けることが可能となります。しかし中小企業に限らず大企業であっても、セキュリティ対策には万全を期すことが求められます。とりわけ災害時などにあっては、通信自体が不可能となる場合が少なくありません。またサイバーテロなどに遭遇した場合には、復旧の速さやセキュリティのレベルの高さが命運を分けます。クラウドERPにも多少なりとも弱点は存在しますが、それを補うべく常日頃からしっかりとチェックを行い現状のレベルで大丈夫かどうか見極めておくことが必要です。

中小企業がクラウドERPを選ぶときは社員の意見を参考にした方がいい理由

クラウドベースのERP（Enterprise Resource Planning）システムは、中小企業にとっても重要なツールとなっています。中小企業のこのPシステムは企業の業務効率化や決定をサポートし、競争力の向上に寄与します。しかしPシステムを選ぶ際に、社員の意見を十分に考慮することは非常に重要です。以下に、その理由を客観的に考えてみましょう。まずシステムは企業の業務全体に影響を及ぼすものです。社員は日々の業務を担当し、業務プロセスを知り尽くしています。そのため、彼らの要望は非常に貴重でありシステムの選定においてはその知識を活用すべきです。社員がシステムの導入に対して抵抗感を抱いたり、使いにくいと感じたりすると、システムの運用効果が低下し、投資の効果が得られません。 次にシステムはカスタマイズや設定が必要な場合があります。社員の話を反映させることで、システムの設計やカスタマイズに成功する確率が高まります。社員がシステムの使い勝手や機能に納得し積極的に活用することで、業務プロセスの改善や効率化が実現しやすくなります。社員の協力ERPシステムの成功に欠かせない要素と言えるでしょう。 さらに社員の意見を聞くことで、システムの導入に関する課題や障害を事前に把握することができます。

中小企業向けクラウドERPは日々進化している

様々な機能を備えた中小企業向けクラウドERPは、テクノロジーの発展や利用者のニーズにより日々進化を続けています。中小企業向けクラウドERPをリリースするサービス運営会社は、随時新しい機能やモジュールの追加を行っています。基本的には利用者が労力をかける必要はなく、新機能が登場した場合にはサービス運営会社によるアップデートで使用できるようになるでしょう。進化の内容は機能だけではなく、ユーザビリティも含まれています。より使いやすく、誰でも操作できるように工夫されたインターフェースにより、システムが苦手な従業員でも使いこなせることができるようになっています。登場した当初は機能が少なくインターフェースの使い勝手が悪いサービスであっても、改善を重ねることで使い勝手が良くなり、ユーザーの支持を得ることもあります。財務管理や在庫管理、人事といった多種多様な業務で必須のシステムとして、これからも改善が続けられていくはずです。

中小企業向けクラウドERPの導入は社員のモチベーションアップにもつながる

中小企業向けクラウドERPの導入を行う事は、社員のモチベーションアップにもつながる可能性が高いものとなっています。一般的に中小企業は様々な業務を手作業で行っていることが多いため、その作業に熟練している場合とそうでない場合とではその成果に大きな違いが生まれ、社員同士のコミュニケーションにも支障をきたしてしまう事は少なくありません。時間的制約からスキルの高い人に仕事が集中し、さらにスキルを高めるといった循環が生じる反面、不慣れな人はなかなか作業を行うことができないといったジレンマが生じるものです。 クラウドERPはすぐに利用することができるものであるため、誰でもその使い方を覚えることで簡単に様々な結果を得ることができるのが特徴です。これにより社員間の格差がなくなり、企業全体の業務効率化につながるとともにそれぞれのモチベーションが向上し、コミュニケーションを密にすることができる効果が生まれます。また様々なデータがわかりやすくなることから、それぞれの理解を深めることもできます。